Mozaïk RH est un cabinet de conseil en stratégie d’inclusion, fondé en 2008, qui accompagne les entreprises dans la mise en place et le déploiement de politique d’inclusion, à travers 3 activités : le conseil, le recrutement et la formation. Le cabinet est présent à Paris (siège), Nantes, Lyon, Lille et Toulouse. Il fait partie de la Fondation Mozaïk qui œuvre pour l’inclusion économique.

Nous recrutons actuellement pour un de nos partenaires, un groupe international dans l'industrie de la musique, un Office Manager F/H.

Mission principale : L’Office Manager coordonne les activités pour garantir le bon fonctionnement des espaces de travail de l'entreprise, offrant un cadre agréable et sécurisé pour tous les collaborateurs, ainsi qu’un accueil optimal pour les visiteurs.

Activités principales :

Support aux collaborateurs

• Organiser l’aménagement des bureaux et des espaces de travail
• Préparer les équipements pour l’accueil des nouveaux collaborateurs et s’assurer de leur restitution à leur départ
• Être le point de contact principal pour les demandes d’adaptation des espaces de travail
• Gérer les équipements et matériels individuels (téléphone, fournitures, etc.) et en assurer la bonne utilisation
• Collaborer avec la DRH pour mettre en place des actions favorisant la qualité de vie au travail

Relations avec la maintenance et les prestataires

• Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs
• Planifier et suivre les interventions des prestataires
• Suivre les contrats de maintenance et l’entretien des locaux
• Superviser les travaux à réaliser au sein des locaux
• Négocier les contrats tout en respectant les réglementations (nettoyage, courrier, coursiers, accueil…)
• Veiller au respect de la politique d’achats de l’entreprise pour renforcer la politique RSE, notamment dans le choix des fournisseurs et des produits d’entretien
• Promouvoir et suivre les initiatives RSE en proposant de bonnes pratiques environnementales

Management opérationnel

• Définir les profils recherchés en lien avec la DRH, les recrute, les forme, les encadre et veille à assurer leur intégration dans l’équipe
• Maintenir la motivation et la cohésion de l’équipe, en créant une relation de confiance
• Superviser et évaluer les performances des employés, offrir des feedbacks constructifs
• Établir des objectifs clairs et réalistes pour l'équipe en alignement avec les objectifs stratégiques de l'entreprise
• Déléguer et organiser les missions et plannings de ses équipes
• Assurer la coordination et la coopération entre les différents départements et ses équipes
• Organiser et animer des réunions régulières / hebdomadaires
• Gérer les conflits et les différends au sein de l'équipe de manière constructive

Outils professionnels utilisés:

• Office 365
• Adobe
• Inspyrus

Qualifications et expérience:

• Bac+2 en gestion, administration ou équivalent
• Expérience en gestion dans les services généraux
• 10 ans d'expérience souhaitée

Compétences transverses et comportementales, savoir-être:

• Communication
• Adaptabilité et flexiblité
• Sens de l'anticipation

Compétences et savoir-faire techniques:

• Connaissance des outils de gestion des espaces de travail
• Connaissance des outils de réservation
• Connaissance des normes de sécurité et de bien-être au travail
• Notions en droit immobilier
• Maîtrise de l'anglais courant
• Connaissance en matière de RSE

Compétences managériales:

• Savoir déléguer
• Développement des compétences
• Encadrement et gestion des ressources humaines
• Prévention et gestion des conflits
• Posture managériale et communication

Rejoignez un acteur mondial du divertissement !

Notre partenaire vous offre l’opportunité de prendre part à une aventure passionnante et stimulante en tant qu'Office Manager. Si vous êtes un(e) professionnel(le) de la finance, rigoureux(se) et doté(e) d'une forte capacité d’analyse, ce poste vous permettra de contribuer au contrôle financier d'une entreprise internationale et de travailler sur des projets variés et à forte visibilité. Vous intégrerez une équipe dynamique, au sein d’un environnement de travail innovant, tout en ayant l’opportunité de développer vos compétences en gestion financière, reporting, et contrôle interne. Si vous êtes prêt(e) à relever de nouveaux défis et à participer activement à l’optimisation des processus financiers d'un groupe de renommée mondiale, n'attendez plus et postulez dès maintenant !