Votre rôle sera :

• Assurer l’assistance de la direction du département et répondre aux besoins d’organisation du département et de ses collaborateurs.
• Assurer l’organisation et la coordination des évènements dont le département à la charge, en lien avec les équipes des directions régionales.
• Assurer le suivi des tâches du secrétariat en binôme.
• Effectuer des commandes internes du département.
• Effectuer les déplacements des collaborateurs du département.
• S’occuper des notes de notes de frais des managers.

Relation clients :

• Vous renseignerez les clients sur l’éligibilité de leurs demandes et de l’avancement de leurs dossiers.
• Vous suivrez, relancerez et gérerez les réclamations le cas échéant.
• Vous appuierez le chargé de développement territorial dans le traitement de la procédure de la connaissance client, vous assurerez les relances et les mises à jour.

Instruction des dossiers

Vous gérerez l’ensemble de l’instruction des dossiers (création/modification de tiers, analyse, décision, LO, contrat, configuration du versement) :

• Recueillir les pièces nécessaires et vérifier leur validité juridique (décision de l'Etat, délibérations de garanties des collectivités locales...).
• Recueillir l'analyse financière et étudier le montage des opérations
• Vérifier l'équilibre financier
• Configurer l’offre adéquate
• Préparer les dossiers pour les comités d'engagement dans le cadre du processus adéquat (plafonds d'engagement, Comité Régional d'Engagement, Comité National des Prêts)
• Accompagner les clients dans la mise en place des garanties et dans la gestion de la relation garant/client, contrôler le niveau de garantie
• Emettre la lettre d’offre, le contrat et configurer le versement
• S’assurer de la bonne maitrise des risques tout au long de l’instruction des dossiers au travers des contrôles intégrés au SI

Vous préparerez les dossiers de votre portefeuille pour les comités d'engagement, dans le cadre du processus adéquat (plafonds d'engagement, Comité Régional d'Engagement, Comité National des Prêts).

Connaissances clients, produits et process d’instruction :

• Vous vous tiendrez informés sur l’activité et les projets des clients de votre portefeuille
• Vous vous informerez des évolutions touchant à la fois les produits et les process

Vous participerez activement à l’instruction des dossiers en appui des Chargés de développement territorial.

Le pôle Appui formation est l’organisateur des formations présentes au catalogue. Il contribue à la qualité de l’expérience utilisateur sur la plateforme FORM&VOUS et à la fluidité des circuits d’inscription.

Il conseille l’ingénierie sur les modes de déploiement en assurant l’homogénéité, l’équité et la simplicité des processus d’inscription.

Il porte l’expertise de la plateforme digitale Form&Vous et assure l’assistance aux collaborateurs. 

Dans ce cadre là, vos missions seront les suivantes :

Organiser des sessions de formations collectives

• Vous pilotez la planification des sessions de formation en collaboration avec les prestataires internes et externes
• Vous définissez les scénarios de déploiement en partenariat avec les responsables écoles et les commanditaires
• Vous pilotez le processus d’inscription : saisie et publication des sessions, organisation des inscriptions en masse ou individuelles, envoi des convocations aux stagiaires et aux intervenants, relance des stagiaires dans Form&vous
• Vous effectuez les demandes d’engagements auprès du service budget et suivez les engagements en partenariat avec les responsables écoles et le service du budget

Assurer la relation client

• Vous vous assurez du bon déroulement des sessions de formation (présentiel et classe virtuelle)
• Vous répondez aux demandes d’assistance dans F&V ou Godzilla / Vous traitez les réclamations liées aux dysfonctionnements
• Vous assurez, par rotation au sein de l’équipe, la prise en charge de la Hot Line téléphonique

Missions subsidiaires

• Vous participez à l’optimisation des processus métiers/outil dans le cadre de l’amélioration continue
• Vous contribuez aux évolutions de la plateforme digitale formation (recette lors des montées de version, mise en place de nouveaux modules)